私署証書とは、公正証書や官公庁等が作成した公文書以外で、皆さんがご自身で法律行為等について記載し、署名または記名押印をした文書のことです。
認証とは、一定の行為が正当な手続きによりされたことを、権限を有する公の機関が証明することで、文書の認証とは、文書が真正に成立したこと、すなわち当該文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことを公の機関が証明することを指します。
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私署証書の認証とは
認証できない書類
次に該当するものは、認証手続を行うことができません。
●公文書
●図面・写真等、文書とはいえないもの
●文書名（タイトル）がないもの
●作成者の署名または記名押印がないもの
●作成日付がないもの
●訂正箇所に訂正印の押印がないもの
●自筆遺言書
●違法・無効な内容であるもの
その他、公証人が個別に判断する場合があります。
公文書の認証について
「外国の会社・官庁等から、戸籍謄本や会社の登記簿謄本、パスポート等の公文書に公証人の認証を受けるよう要求されたがどうすればよいか」というお問い合わせをいただくことがあります。
前述のとおり、公証人の認証対象となる文書は私署証書のみであり、公文書そのものを認証することはできません。
ただし、「別紙添付の○○（公文書名）は、私のものに相違ありません」というような内容の宣言書（Declaration）または「別紙添付の○○（公文書名）のコピーは、当社の○○（公文書名）原本の真正なコピーであり、その内容通りの事実が存することを証明します」というような内容の証明書（Certificate）を皆さんご自身で作成の上、公文書に添付し、当該宣言書または証明書の署名（または記名押印）を公証人が署名認証することは可能です。
宣言書・証明書は、あくまでも私署証書であるからです。
なお、宣言書・証明書の認証が可能であるということと、宣言書・証明書の認証という形で提出先（外国の会社・官庁等）に通用するかどうかは別問題ですので、認証を受ける前に、提出先によくご確認ください。
◆宣言書のサンプルはこちら → PDFファイルを表示
